Gefälschte Einkommensnachweise erkennen: Darauf müssen Sie achten

TL;DR / Auf den Punkt gebracht

Gefälschte Einkommensnachweise sind ein organisiertes Betrugsproblem mit teils existenzbedrohenden Folgen für Vermieter und Makler. Wer DSGVO-konform in drei Prüfphasen vorgeht, Gehaltsabrechnungen auf Plausibilität (nicht nur Optik) testet und Kontoauszüge als Gegenprobe nutzt, entlarvt Fälschungen zuverlässig. Mit einer digitalen Mieterselbstauskunft wie Mieterlink kostenlos testen → lässt sich der gesamte Bewerbungsprozess strukturiert, nachvollziehbar und rechtssicher abbilden.

Der deutsche Wohnungsmarkt steht unter extremem Druck. Auf jede marktgerechte Wohnung kommen teils Dutzende Bewerber — und der Anreiz, die eigene Bonität mit gefälschten Unterlagen zu „optimieren", ist so hoch wie nie zuvor.

Gefälschte Einkommensnachweise sind kein Kavaliersdelikt und kein Einzelphänomen. Sie sind ein organisierter Betrugsversuch mit schwerwiegenden finanziellen Folgen: Mietausfälle, langwierige Räumungsklagen und im schlimmsten Fall die Gefährdung der eigenen wirtschaftlichen Existenz. Gleichzeitig riskieren Vermieter und Makler, die bei der Prüfung zu unbedarft vorgehen, DSGVO-Bußgelder, die den Schaden durch einen Mieterausfall bei weitem übersteigen können.

Dieser Artikel ist Ihr rechtssicherer Fahrplan. Sie erhalten eine strukturierte Anleitung, mit der Sie Fälschungen systematisch entlarven — ohne dabei in die DSGVO-Falle zu tappen.

Kapitel 1: Das rechtliche Fundament — Was Sie vor jeder Prüfung wissen müssen

Der größte Fehler: Falsches Timing bei der Datenerhebung

Viele Vermieter und Makler verlangen Einkommensnachweise bereits beim ersten Besichtigungstermin. Das ist problematisch im Lichte des DSGVO-Grundsatzes der Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO), der verlangt, dass personenbezogene Daten dem Zweck angemessen und auf das notwendige Maß beschränkt sein müssen. Die Datenschutzkonferenz (DSK) hat in ihrer Orientierungshilfe für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei der Wohnungsvermietung (zuletzt aktualisiert März 2023, abrufbar auf der DSK-Website) ein praxisorientiertes Phasenmodell beschrieben, das als Leitlinie für Vermieter und Makler herangezogen werden sollte. Bitte beachten Sie: Prüfen Sie stets die aktuell gültige Fassung der DSK-Orientierungshilfe auf dskonferenz.de, da diese regelmäßig fortgeschrieben wird.

Phase 1 — Besichtigung: Zu diesem Zeitpunkt sind in der Regel nur Kontaktdaten (Name, E-Mail, Telefon) erforderlich. Gehaltsabrechnungen, Kontoauszüge oder Bonitätsauskünfte sind zu diesem frühen Zeitpunkt nach dem Grundsatz der Datenminimierung regelmäßig nicht verhältnismäßig.

Phase 2 — Konkretes Mietinteresse: Sobald ein Bewerber ernsthaftes Interesse bekundet, kann eine Mieterselbstauskunft eingeholt werden. Diese umfasst freiwillige Angaben zum Einkommen (Zahl), zur Beschäftigungssituation und zur Anzahl der einziehenden Personen — in der Regel jedoch ohne belegpflichtige Dokumente. Plattformen wie Mieterlink ermöglichen es, diese Selbstauskunft vollständig digital und DSGVO-konform zu erfassen, sodass Bewerber ihre Daten selbst eingeben und Vermieter nichts unbefugt erheben.

Phase 3 — Engere Auswahl / Vertragsanbahnung: Erst wenn ein Bewerber ernsthaft in die engere Wahl kommt, sind konkrete Belege verhältnismäßig: Gehaltsabrechnungen, Kontoauszüge, Einkommensteuerbescheide und Bonitätsauskünfte. Die Erhebung dieser Dokumente in einem früheren Stadium ist datenschutzrechtlich kritisch zu bewerten.

Unzulässige Fragen — unabhängig von der Phase — sind Fragen nach Schwangerschaft, Religionszugehörigkeit, politischer Überzeugung oder Krankheiten. Wer diese dennoch stellt, riskiert Bußgelder und Abmahnungen.

Die neue SCHUFA-Realität nach dem EuGH-Urteil

Am 7. Dezember 2023 hat der Europäische Gerichtshof (EuGH, Rs. C‑634/21, SCHUFA Holding, ECLI:EU:C:2023:957) entschieden: Die Erstellung eines Wahrscheinlichkeitswerts (Score) durch eine Auskunftei über die Fähigkeit einer Person zur Erfüllung einer Zahlungsverpflichtung stellt eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 Abs. 1 DSGVO dar — sofern die von der Auskunftei belieferte dritte Stelle (z. B. ein Vermieter oder eine Bank) dem Score eine maßgebliche Rolle bei ihrer eigenen Entscheidung beimisst. Entscheidend ist also die Gesamtkonstellation: Wird der Score faktisch zur allein ausschlaggebenden Grundlage einer ablehnenden Entscheidung, greift das Verbot automatisierter Einzelentscheidungen nach Art. 22 DSGVO. Vermieter sollten den SCHUFA-Score daher stets als eines von mehreren Kriterien behandeln und eine eigenständige Gesamtabwägung dokumentieren.

Die praktische Konsequenz: Der Einkommensnachweis gewinnt als eigenständiges Prüfinstrument erheblich an Bedeutung, weil der Score allein nicht mehr ausreichen darf. Wer sauber prüfen will, kombiniert beide Informationsquellen — und tut das im richtigen Zeitfenster (Phase 3).

Kapitel 2: Die praktische Prüfung — So entlarven Sie Fälschungen Schritt für Schritt

Die Basis: Drei Gehaltsabrechnungen anfordern

Fordern Sie in Phase 3 standardmäßig die drei aktuellsten Gehalts- bzw. Lohnabrechnungen an. Die Prüfung erfolgt auf zwei Ebenen:

Visuelle Merkmale (notwendig, aber nicht hinreichend):

• Ist das Unternehmenslogo scharf und in einheitlicher Qualität dargestellt?
• Sind Schriftarten und -größen konsistent?
• Stimmen Firmenadresse und Mitarbeiterdaten (inkl. Straße, PLZ, Ort) mit öffentlich verfügbaren Angaben überein?
• Gibt es Rechtschreib- oder Grammatikfehler, die auf eine Textbearbeitung hindeuten?

Plausibilitätsprüfung (hier liegt der entscheidende Mehrwert):

• Abrechnungs-Konsistenz: Sind die Abrechnungen fortlaufend nummeriert? Steigen die kumulierten Jahres-Bruttowerte von Monat zu Monat logisch und korrekt an?
• Pflichtangaben prüfen: Eine ordnungsgemäße Gehaltsabrechnung enthält typischerweise Steueridentifikationsnummer, Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse, Steuerklasse und gegebenenfalls Kinderfreibeträge. Fehlen mehrere dieser Angaben gleichzeitig, ist das ein ernstes Warnsignal — wenngleich die konkreten Mindestanforderungen an eine Entgeltabrechnung in § 108 GewO geregelt sind und je nach Betrieb und Abrechnungssystem variieren können.
• Mathematische Kontrolle: Nutzen Sie einen Online-Gehaltsrechner und berechnen Sie stichprobenartig das Nettogehalt anhand des angegebenen Bruttos, der Steuerklasse und des Geburtsjahrs. Stimmt der errechnete Nettobetrag nicht mit der Abrechnung überein, liegt eine Manipulation nahe. Achtung: Perfekt runde Netto-Beträge (z.B. exakt 2.500,00 €) sind ein klassisches Fälschungsmerkmal. Echte Abrechnungen enden aufgrund von Steuer- und Sozialversicherungsabzügen fast nie auf eine glatte Zahl.

Kontoauszüge als Wahrheits-Serum

Ein weiterer Baustein in Phase 3: geschwärzte Kontoauszüge der letzten drei Monate, auf denen ausschließlich der Gehaltseingang sichtbar ist. Alle anderen Kontobewegungen können und sollten geschwärzt sein — das ist datenschutzrechtlich korrekt und reicht für Ihre Zwecke aus.

Abgleich-Checkliste:

Prüfpunkt	Was Sie prüfen
Absender	Stimmt der Firmenname des Gehaltseingangs mit dem angegebenen Arbeitgeber überein?
Betrag	Stimmt der überwiesene Nettobetrag exakt mit der Gehaltsabrechnung überein?
Rhythmus	Ist der Zahlungseingang regelmäßig — z.B. immer am Monatsende oder am 15.?
Bezeichnung	Lautet der Verwendungszweck auf „Gehalt", „Lohn" oder ähnliches und enthält ggf. den Namen des Mitarbeiters?

Jede erhebliche Abweichung ist ein Warnsignal und erfordert Klärung.

Sonderfall: Selbstständige und Freiberufler

Selbstständige können keine Gehaltsabrechnungen vorlegen. Die adäquaten Dokumente sind:

• Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) der letzten drei Monate, idealerweise mit Stempel und Unterschrift des Steuerberaters
• Einkommensteuerbescheid der letzten ein bis zwei Jahre
• Auf Anfrage: eine Vorausschau oder Bestätigung des Steuerberaters über die aktuelle Einkommenssituation

Wichtig: Eine BWA allein ist wenig aussagekräftig — sie zeigt auf Basis von Buchführungsdaten eine Momentaufnahme, keine steuerlich geprüften Ist-Werte. Bewerten Sie sie ausschließlich im Kontext des aktuellen Einkommensteuerbescheids. Erhebliche Abweichungen zwischen BWA und Bescheid sind ein Alarmsignal.

Kapitel 3: Rote Flaggen und fortgeschrittene Prüftechniken

Verhaltens-Checkliste: Soft-Faktoren, die oft entscheiden

Neben den Dokumenten selbst liefert das Verhalten von Bewerbern wertvolle Hinweise:

• Extremer Zeitdruck: „Ich brauche die Zusage bis morgen früh" — seriöse Bewerber respektieren normale Prüffristen.
• Vermeidung persönlicher Kontakte: Alles soll rein digital und ohne direktes Gespräch abgewickelt werden.
• Überhäufung mit Unterlagen: Unaufgefordert vorgelegte Dokumentenberge wirken manchmal wie eine Überrumpelungstaktik, die von inhaltlichen Schwächen ablenken soll.
• Inkonsistente Biografie: Ausgewiesene Qualifikationen oder Berufsangaben passen nicht zum angegebenen Gehaltsniveau — z.B. ein angebliches Top-Einkommen bei einer Berufsbezeichnung, die branchenüblich deutlich darunter liegt.

Die Arbeitgeber-Nachfrage: Der Königsweg mit DSGVO-Hürde

Ein direkter Anruf beim angegebenen Arbeitgeber ist das wirksamste Verifikationsinstrument — aber nur mit ausdrücklicher, schriftlicher Einwilligung des Bewerbers zulässig (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Diese Einwilligung muss gemäß Art. 7 DSGVO freiwillig, für den konkreten Zweck informiert und nachweisbar erteilt werden. Sie darf keine versteckte Bedingung für die Weiterverfolgung der Bewerbung darstellen; anderenfalls wäre ihre Freiwilligkeit nach Art. 7 Abs. 4 DSGVO in Frage gestellt.

Formulierungsvorlage für die Einwilligungserklärung:

„Hiermit willige ich, [Name des Bewerbers], gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO ein, dass [Name des Vermieters / der Maklerfirma] zur Verifizierung meines Beschäftigungsverhältnisses telefonisch Kontakt mit [Name des Arbeitgebers, Abteilung, Ansprechpartner] aufnehmen darf. Diese Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Ein Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung."

Beim Anruf gilt: Fragen Sie ausschließlich das ab, was der Bewerber in seinen Unterlagen angegeben hat. Die einzig zulässige Frage lautet sinngemäß: „Herr / Frau Mustermann hat angegeben, seit [Datum] bei Ihnen in einem unbefristeten Arbeitsverhältnis zu stehen. Können Sie das bestätigen?" Fragen zum Gehalt, zur Leistungsbeurteilung oder zu Abwesenheitszeiten sind ohne eine gesonderte, ausdrückliche Einwilligung unzulässig, da sie über den ursprünglichen Einwilligungszweck hinausgehen.

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Kapitel 4: Fälschung erkannt — Was jetzt zu tun ist

Schritt 1: Dokumentation vor Konfrontation

Sichern Sie zunächst alle vorliegenden Unterlagen und Kommunikation. Geben Sie dem Bewerber anschließend schriftlich die Möglichkeit zur Stellungnahme. Manchmal stecken fehlerhafte Ausstellungen (z.B. durch den Arbeitgeber) hinter offensichtlichen Unstimmigkeiten — auch wenn das selten ist.

Schritt 2: Zivilrechtliche Konsequenzen

Vor Vertragsschluss: Lehnen Sie die Bewerbung ab. Denken Sie daran, die Daten des Bewerbers nach Wegfall des Verarbeitungszwecks zu löschen — die konkreten Fristen richten sich nach Art. 17 DSGVO sowie etwaigen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Eine Begründungspflicht für die Ablehnung besteht zivilrechtlich grundsätzlich nicht, eine interne Dokumentation der Entscheidungsgründe ist jedoch empfehlenswert.

Nach Vertragsschluss: Wurde der Mietvertrag bereits auf Basis gefälschter Unterlagen geschlossen, kann der Vermieter den Vertrag nach § 123 Abs. 1 BGB wegen arglistiger Täuschung anfechten. Die Anfechtungsfrist beträgt gemäß § 124 Abs. 1 BGB ein Jahr ab Kenntnis der Täuschung; sie endet spätestens zehn Jahre nach Abgabe der angefochtenen Willenserklärung (§ 124 Abs. 3 BGB). Alternativ — insbesondere wenn Mietrückstände entstehen — kommt eine fristlose Kündigung nach § 543 Abs. 1 BGB in Betracht, sofern ein wichtiger Grund vorliegt. Bei Zahlungsverzug ist ergänzend § 543 Abs. 2 S. 1 Nr. 3 BGB einschlägig, der einen Kündigungsgrund bei Rückstand von zwei Monatsmieten normiert; für Wohnraummietverhältnisse gelten die Sonderregelungen des § 569 Abs. 3 BGB (sog. Schonfristzahlung). Ziehen Sie in jedem Fall frühzeitig einen auf Mietrecht spezialisierten Rechtsanwalt hinzu.

Schritt 3: Strafrechtliche Verfolgung

Gefälschte Einkommensnachweise können mehrere Straftatbestände erfüllen:

• § 267 StGB — Urkundenfälschung: Das Herstellen, Verfälschen oder Gebrauchen einer unechten oder verfälschten Urkunde zur Täuschung im Rechtsverkehr ist mit Freiheitsstrafe bis zu fünf Jahren oder Geldstrafe bedroht; in besonders schweren Fällen (§ 267 Abs. 3 StGB) bis zu zehn Jahren.
• § 263 StGB — Betrug (bzw. versuchter Betrug): Die Erregung eines Irrtums durch Vorspiegelung falscher Tatsachen mit Vermögensvorteilsabsicht ist mit Freiheitsstrafe bis zu fünf Jahren oder Geldstrafe bedroht; in besonders schweren Fällen (§ 263 Abs. 3 StGB), etwa bei gewerbsmäßiger Begehung, bis zu zehn Jahren.

Eine Strafanzeige ist in solchen Fällen nicht nur möglich, sondern oft ratsam — auch als Signal für den Markt.

Entscheidender Experten-Hinweis: Mietschulden, die aus einer vorsätzlichen unerlaubten Handlung resultieren — und eine Täuschung mittels gefälschter Dokumente ist eine solche im Sinne des Deliktsrechts (§§ 823 Abs. 2, 826 BGB) — sind von der Restschuldbefreiung im Insolvenzverfahren ausgenommen (§ 302 Nr. 1 InsO). Das bedeutet: Selbst wenn der Mieter später Privatinsolvenz anmeldet, bleibt Ihre Forderung grundsätzlich bestehen und kann weiterverfolgt werden — vorausgesetzt, Sie haben die Forderung im Insolvenzverfahren rechtzeitig und ausdrücklich als Forderung aus vorsätzlicher unerlaubter Handlung zur Insolvenztabelle angemeldet (§ 174 Abs. 2 InsO). Versäumen Sie diese qualifizierte Anmeldung, entfällt der Schutz des § 302 InsO. Ziehen Sie hierfür zwingend einen spezialisierten Rechtsanwalt hinzu.

Fazit: Sorgfältig prüfen, rechtssicher handeln

Gefälschte Einkommensnachweise sind kein Randproblem. Die veränderte SCHUFA-Landschaft nach dem EuGH-Urteil vom Dezember 2023 und ein anhaltend angespannter Wohnungsmarkt sorgen dafür, dass der Betrugsanreiz für zahlungsunfähige Bewerber hoch bleibt.

Die gute Nachricht: Vermieter und Makler sind nicht machtlos. Wer ein DSGVO-konformes Phasenmodell konsequent anwendet, Gehaltsabrechnungen auf Plausibilität statt nur auf Optik prüft, Kontoauszüge als Gegenprobe nutzt und Verhaltensauffälligkeiten ernst nimmt, schützt sich wirksam — ohne rechtliche Risiken einzugehen.

Ein strukturierter, dokumentierter Prüfprozess ist kein bürokratischer Aufwand, sondern Ihre beste Investition in ein stabiles, langfristiges Mietverhältnis. Mieterlink unterstützt Sie dabei, diesen Prozess vollständig digital abzubilden: von der ersten Mieterselbstauskunft bis zur revisionssicheren Dokumentation aller Prüfschritte in Phase 3. Prüfen Sie sorgfältig, aber fair — ein sauberer Prozess schützt Ihr Eigentum und schafft die Grundlage für eine Mieterbeziehung, die hält.

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Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Gesetzliche Vorschriften und behördliche Orientierungshilfen (insbesondere der DSK) werden regelmäßig aktualisiert; bitte prüfen Sie stets den aktuellen Stand der einschlägigen Quellen. Bei konkreten Verdachtsfällen oder nach Vertragsschluss empfehlen wir die Konsultation eines auf Miet- und Immobilienrecht spezialisierten Rechtsanwalts.