Gewerbemietvertrag: Selbstauskunft vom gewerblichen Mieter richtig einholen

TL;DR / Auf den Punkt gebracht

Bei Gewerbemietverträgen gilt ein gestufter Abfrageprozess: Erst Basisdaten, dann – bei konkreter Vertragsanbahnung – Bonitätsunterlagen wie Bilanzen, BWA und Handelsregisterauszug, wobei die Prüftiefe je nach Rechtsform (GmbH, GbR, Einzelunternehmer, Start-up) unterschiedlich ausfällt. Seit der Textform-Reform des § 550 BGB (1.1.2025) lässt sich der gesamte Prozess von der Selbstauskunft bis zur Vertragsunterschrift digital und medienbruchfrei abbilden – Mieterlink bietet dafür die passende digitale Bewerberverwaltung inklusive geprüftem BonitätsPass.

Die rechtlichen Rahmenbedingungen 2026 – mehr als nur DSGVO

DSGVO im Gewerbemietrecht: Ein anderes Kräfteverhältnis

Die DSGVO gilt auch bei der Vermietung an Unternehmen – die Rechtsgrundlagen sind jedoch anders zu gewichten als bei Privatmietern:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung): Legitimiert die Datenerhebung, soweit sie zur Anbahnung des konkreten Mietverhältnisses erforderlich ist.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse): Hier liegt ein wichtiger Unterschied zum Wohnraummietrecht: Bei der Abwägung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO ist zu berücksichtigen, dass sich zwei Geschäftsparteien auf Augenhöhe gegenüberstehen und der gewerbliche Mieter typischerweise selbst über Ressourcen zur Wahrung seiner Interessen verfügt. Ihr berechtigtes Interesse an einer belastbaren Bonitätsprüfung kann deshalb im Einzelfall stärker wiegen als gegenüber einer Privatperson – das rechtfertigt eine vertiefte Prüfung von Bilanzen, BWA und Gesellschafterstrukturen, sofern sie verhältnismäßig bleibt und dokumentiert wird. Eine pauschale Berufung auf ein „Waffengleichgewicht" ersetzt die im Einzelfall erforderliche Interessenabwägung jedoch nicht.

Trotzdem gelten Datensparsamkeit und Zweckbindung uneingeschränkt: Sie dürfen nur Daten erheben, die für die konkrete Entscheidung über das Mietverhältnis notwendig sind – und zu keinem anderen Zweck weiterverwenden.

Informationspflicht nach Art. 13 DSGVO: Jede Selbstauskunft muss einen Passus enthalten, der über Zweck, Speicherdauer und Empfänger der Daten aufklärt. Ein Muster-Baustein:

"Die im Rahmen dieser Selbstauskunft erhobenen Daten werden ausschließlich zur Prüfung der Vertragserfüllungsfähigkeit im Rahmen der Anbahnung eines Gewerbemietvertrags verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. b, f DSGVO). Bei Nichtzustandekommen des Mietverhältnisses werden Ihre Daten nach spätestens sechs Monaten gelöscht."

Löschfristen beachten: In der Praxis hat sich für die Daten nicht berücksichtigter Bewerber eine Aufbewahrungsfrist von rund sechs Monaten etabliert. Ein Anhaltspunkt dafür ist die zweimonatige Frist zur gerichtlichen Geltendmachung von Ansprüchen nach § 15 Abs. 4 AGG zuzüglich eines Sicherheitspuffers für Zustellung und Nachweisbarkeit. Zu beachten ist allerdings: Der zivilrechtliche Diskriminierungsschutz der §§ 19 ff. AGG gilt vor allem für sogenannte Massengeschäfte, bei denen der Vertragspartner typischerweise ohne Ansehen der Person ausgewählt wird – bei individuell verhandelten Gewerbemietverträgen ist die Anwendbarkeit im Einzelfall zu prüfen. Unabhängig davon bleibt eine rund sechsmonatige, dokumentierte Löschfrist sinnvoll, um eine Datenspeicherung ohne erkennbaren Zweck (Grundsatz der Speicherbegrenzung, Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO) zu vermeiden.

Der Fall „Deutsche Wohnen" (ursprünglich 14,5 Mio. Euro Bußgeld der Berliner Datenschutzaufsicht wegen fehlender Löschkonzepte für Mieterdaten) bleibt die zentrale Warnung – auch wenn der BGH das Bußgeld 2023 aus verfahrensrechtlichen Gründen (Fragen der Verbandsgeldbuße im Ordnungswidrigkeitenrecht) im Ergebnis aufgehoben hat. Der zugrunde liegende datenschutzrechtliche Mangel – das Fehlen eines dokumentierten Löschkonzepts – bleibt davon unberührt: Wer Bewerberdaten ohne dokumentiertes Löschkonzept aufbewahrt, riskiert empfindliche Bußgelder – unabhängig davon, ob es sich um Wohn- oder Gewerberaum handelt. „Schwarze Listen" abgelehnter Mieter ohne Rechtsgrundlage sind grundsätzlich unzulässig.

BGB-Neuerung: Textform statt Schriftform

Durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) gilt seit dem 1. Januar 2025 für langfristige Mietverhältnisse über Grundstücke bzw. Räume, die keine Wohnräume sind (§ 578 i. V. m. § 550 BGB), die Textform (§ 126b BGB) statt der bisherigen strengen Schriftform (§ 126 BGB). Die Neuregelung gilt für ab diesem Stichtag neu abgeschlossene Verträge; bei Bestandsverträgen aus der Zeit davor sollte im Einzelfall geprüft werden, welche Formanforderung maßgeblich ist. 2026 ist die Textform damit für neue Gewerbemietverträge der etablierte Standard.

Praxisfolge: Ein einfacher E-Mail-Austausch ohne eigenhändige Unterschrift oder qualifizierte elektronische Signatur genügt nun, um die Formanforderung des § 550 BGB zu wahren. Deren Nichteinhaltung hätte zur Folge, dass ein eigentlich befristeter Vertrag als auf unbestimmte Zeit geschlossen gilt und dadurch – abweichend von der vereinbarten Laufzeit – bereits nach Ablauf eines Jahres seit Überlassung der Mietsache ordentlich gekündigt werden kann. Die neue Textform erleichtert damit vor allem den eigentlichen Vertragsschluss selbst.

Wichtig zur Einordnung: Die Selbstauskunft und die zugehörigen Bonitätsunterlagen (Bilanzen, BWA, Handelsregisterauszug etc.) unterlagen ohnehin nie der Schriftform des § 550 BGB – diese Formvorschrift betrifft ausschließlich den Mietvertrag selbst. Ein digitaler, medienbruchfreier Prozess für die Selbstauskunft war rechtlich also auch vorher schon möglich. Die Textform-Reform macht nun aber den gesamten Vermietungsprozess – von der Selbstauskunft über die Bonitätsprüfung bis zur Unterschrift unter den Mietvertrag – aus einem Guss digital abbildbar. Vermieter, die weiterhin auf ausgedruckte Formulare und postalischen Versand setzen, verschenken hier unnötig Zeit und Tempo im Vermietungsprozess.

Der gestufte Prozess: Wann Sie was fragen dürfen

Der häufigste Fehler in der Praxis: Vermieter fordern bereits beim ersten Kontakt vollständige Bilanzen und Ausweiskopien an. Das verstößt gegen den Grundsatz der Datenminimierung und schreckt seriöse Bewerber ab. Der Datenumfang muss sich am Fortschritt der Vertragsanbahnung orientieren.

Stufe 1 – Erstkontakt und Besichtigung

Zulässig sind ausschließlich Daten, die eine erste Einschätzung der Passung ermöglichen:

• Firmenname und Rechtsform
• Kontaktdaten des Ansprechpartners
• Branche und geplanter Nutzungszweck
• Gewünschte Mietfläche und Mietdauer

Tabu in dieser Phase: Finanzdaten, Handelsregisterauszüge, Ausweiskopien, Bonitätsauskünfte. Hier zeigt sich in der Praxis, wie hilfreich eine strukturierte digitale Bewerberverwaltung ist: Statt unstrukturierter E-Mails mit unterschiedlichem Informationsstand können Sie über Mieterlink alle Interessenten mit demselben, DSGVO-konformen Basisdatensatz erfassen und objektiv vorqualifizieren – bevor überhaupt sensible Unterlagen im Spiel sind. Für Gewerbeobjekte liegen dafür eigene Vorlagen bereit; im Formular-Baukasten lassen sie sich um branchenspezifische Felder ergänzen. Mieterlink jetzt kostenlos testen →

Stufe 2 – Konkrete Vertragsanbahnung

Sobald ein Bewerber in der engeren Auswahl steht (typischerweise nach der Besichtigung), ist die tiefere Abfrage gerechtfertigt. Jetzt greift die Legitimation aus Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO in voller Breite: Die Prüfung der Vertragserfüllungsfähigkeit rechtfertigt jetzt die Anforderung von Bonitätsunterlagen, Jahresabschlüssen und Handelsregisterauszug. Dies ist der Kern der eigentlichen Selbstauskunft – siehe die Checkliste im nächsten Abschnitt.

Genau an dieser Schnittstelle lohnt sich eine digitale Selbstauskunft mit integriertem BonitätsPass: Statt Dutzende PDF-Anhänge manuell zu sichten, erhalten Sie über Mieterlink eine strukturierte, geprüfte Bonitätsauskunft (powered by itsmydata) direkt im Bewerberprofil – nachvollziehbar, DSGVO-konform dokumentiert und ohne Medienbruch.

Stufe 3 – Vertragsabschluss

Erst final werden abgefragt:

• Bankverbindung für Kaution und laufende Miete
• Namen und Vertretungsbefugnisse der unterzeichnenden Personen
• Ggf. Nachweis einer Bankbürgschaft

Die Checkliste der Dokumente je nach Rechtsform

Die Anforderungen unterscheiden sich grundlegend danach, wer haftet und wie die Vertretungsbefugnis geregelt ist.

A) Kapitalgesellschaften (GmbH, UG, AG)

• MUSS: Aktueller Handelsregisterauszug (üblicherweise nicht älter als vier Wochen) zur Prüfung der Vertretungsberechtigung
• MUSS: Die letzten 2–3 Jahresabschlüsse (Bilanz und GuV)
• SOLLTE: Aktuelle betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA), nicht älter als drei Monate
• KANN: Zusätzliche geprüfte Bonitätsauskunft über das Unternehmen, z. B. über den digitalen BonitätsPass von Mieterlink (powered by itsmydata) direkt im Bewerberprofil

Experten-Blick auf die Bilanz: Achten Sie besonders auf negatives Eigenkapital, überproportional gestiegene Verbindlichkeiten gegenüber dem Vorjahr und rückläufige Umsatzerlöse trotz gleichbleibender Kostenstruktur – klassische Frühwarnsignale, die in einer isolierten BWA-Momentaufnahme oft untergehen, in der Zeitreihe der letzten Jahre aber deutlich werden.

B) Personengesellschaften (GbR, OHG, KG)

Hier gilt eine Besonderheit, die in Standardartikeln regelmäßig übersehen wird: Vollhaftende Gesellschafter haften mit ihrem Privatvermögen – bei der GbR gemäß § 721 BGB (in der seit der Personengesellschaftsrechtsreform/MoPeG geltenden Fassung), bei der OHG gemäß § 128 HGB und beim Komplementär der KG gemäß §§ 161, 128 HGB. Eine reine Prüfung der Gesellschaft reicht daher nicht aus – notwendig ist eine doppelte Prüfung:

• Gesellschaftsebene: Gesellschaftsvertrag zur Klärung der Vertretungsbefugnis
• Gesellschafterebene: Persönliche Selbstauskunft und eine geprüfte Bonitätsauskunft jedes vollhaftenden Gesellschafters – etwa über den digitalen BonitätsPass von Mieterlink (powered by itsmydata), der auch für natürliche Personen eine strukturierte, DSGVO-konforme Bonitätsprüfung ermöglicht

Bei der KG betrifft die persönliche Prüfung nur die Komplementäre, nicht die Kommanditisten, deren Haftung gemäß § 171 HGB auf die Höhe ihrer Einlage beschränkt ist.

C) Einzelunternehmer und Freiberufler

Die Prüfung ähnelt strukturell der eines privaten Wohnraummieters, ergänzt um den geschäftlichen Kontext:

• MUSS: Letzter Einkommensteuerbescheid
• MUSS: Aktuelle BWA
• SOLLTE: Bei Neugründung zusätzlich ein Businessplan

D) Sonderfall: Start-up ohne belastbare Historie

Das höchste Risiko für Vermieter – hier fehlen Jahresabschlüsse schlicht, weil es sie noch nicht gibt. Kompensieren Sie das fehlende Zahlenmaterial durch qualitative Unterlagen:

• Detaillierter Business- und Finanzplan mit Liquiditätsplanung
• Lebensläufe der Gründer
• Nachweis über Eigenkapital oder abgeschlossene Finanzierungsrunden

Risikomanagement bei Neugründungen: Bestehen Sie auf eine erhöhte Kaution – anders als im Wohnraummietrecht (§ 551 BGB: maximal drei Monatsmieten) gibt es im Gewerbemietrecht keine gesetzliche Obergrenze, sodass Kautionen von vier bis sechs Monatsmieten in der Praxis nicht unüblich sind – oder alternativ auf eine Bankbürgschaft der Gründer bzw. Gesellschafter.

Unzulässige Fragen und rote Flaggen in der Praxis

Was auch im Gewerbekontext tabu bleibt

Auch gegenüber Unternehmern gelten Grenzen des Fragerechts. Unzulässig sind Fragen nach:

• politischer Gesinnung oder Religionszugehörigkeit der Geschäftsführer
• ethnischer Herkunft handelnder Personen
• familiären oder privaten Lebensumständen ohne Bezug zum Mietverhältnis

Diese Informationen sind für die Beurteilung der Vertragserfüllungsfähigkeit irrelevant und daher weder über Art. 6 Abs. 1 lit. b noch lit. f DSGVO zu rechtfertigen – unabhängig davon, ob im Einzelfall zusätzlich Diskriminierungsschutzrecht greift.

Rote Flaggen bei der Dokumentenprüfung

Erfahrene Vermieter und Makler achten auf folgende Warnsignale:

• Der Bewerber zögert auffällig bei der Vorlage von Finanzunterlagen oder liefert nur Teilausschnitte
• Der Handelsregisterauszug zeigt häufige Geschäftsführerwechsel in kurzer Zeit
• Die BWA weist einen starken, nicht erklärten Umsatzeinbruch im Vergleich zum Vorjahr auf
• Das vorgestellte Geschäftskonzept passt nicht zur Lage, Größe oder baulichen Ausstattung der Immobilie

Jedes dieser Signale ist für sich genommen kein Ausschlusskriterium – in Kombination sollten sie jedoch zu einer vertieften Nachfrage oder zusätzlichen Sicherheiten führen.

Fazit: Struktur schlägt Bauchgefühl

Eine rechtssichere Selbstauskunft im Gewerbemietrecht 2026 basiert auf drei Säulen: dem gestuften Abfrageprozess entlang der DSGVO-Grundsätze, der rechtsformspezifischen Dokumentenprüfung und der konsequenten Nutzung der neuen Textform für einen durchgehend digitalen Workflow.

Für Makler: Wer diesen Prozess strukturiert abbildet, statt Unterlagen per E-Mail-Verlauf zu sammeln, minimiert Haftungsrisiken und demonstriert gegenüber gewerblichen Auftraggebern Professionalität. Über die Mieterlink-Integration im onOffice-Marketplace → lässt sich der komplette Ablauf – von der digitalen Selbstauskunft über die Vorqualifizierung bis zum BonitätsPass – direkt in Ihren bestehenden Vermietungsprozess einbinden.

Für private Gewerbevermieter: Nutzen Sie die vorgestellten Checklisten als verbindlichen Leitfaden für Ihr nächstes Vermietungsgespräch. Eine sauber dokumentierte, DSGVO-konforme Selbstauskunft ist heute nicht nur Risikoschutz, sondern auch ein wichtiger Baustein zum Nachweis Ihrer Sorgfaltspflicht, sollte es dennoch zum Zahlungsausfall kommen. Überzeugen Sie sich selbst: Kostenlose Demo vereinbaren → oder Jetzt Preismodelle vergleichen →, um die passende Lösung für Ihren Vermietungsprozess zu finden.

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung im Einzelfall dar. Für konkrete mietrechtliche oder datenschutzrechtliche Fragen wenden Sie sich bitte an eine zugelassene Rechtsanwältin oder einen zugelassenen Rechtsanwalt oder an die für Sie zuständige Landesdatenschutzbehörde.