Datenschutz und Sicherheit

    DSGVO-Konformität

    Die Einholung der Mieterselbstauskunft erfolgt in Übereinstimmung mit der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO):

    • Alle Daten werden verschlüsselt auf deutschen Servern gespeichert
    • Es werden keine Daten an Dritte weitergegeben
    • Transparente Datenverarbeitung
    • Sichere Übertragung aller Informationen
    • Einhaltung aller rechtlichen Vorgaben

    Automatische Löschung

    Die Löschung der Daten von Mietinteressenten erfolgt automatisch nach den Vorgaben der DSGVO:

    • Bewerberdaten werden spätestens sechs Monate nach Eingang automatisch gelöscht
    • Abgelehnte Bewerbungen werden nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gelöscht
    • Gelöschte Daten können nicht wiederhergestellt werden

    Konto endgültig löschen

    Möchten Sie Ihr Unternehmenskonto auflösen, geschieht das direkt in der App – ohne Umweg über den Support. Die Löschung wird sofort ausgeführt und lässt sich nicht rückgängig machen.

    1. Gehen Sie zu "Einstellungen > Konto"
    2. Wählen Sie "Konto löschen" und bestätigen Sie mit dem angezeigten Sicherheitscode
    3. Alle Daten des Unternehmens werden unmittelbar entfernt; eine Bestätigung geht Ihnen per E-Mail zu

    Auch Mietinteressenten können ihr eigenes Konto jederzeit selbst löschen. Ihre Bewerbungen verschwinden damit unmittelbar aus Ihrer Übersicht.

    Eigene Datenschutzerklärung hinterlegen

    Für die Datenverarbeitung im Bewerbungsprozess sind Sie verantwortlich – entsprechend sollten Bewerber Ihre Datenschutzerklärung sehen, nicht eine allgemeine. Unter "Einstellungen > Datenschutz" hinterlegen Sie diese auf drei Wegen:

    • Als Datei: laden Sie Ihre Datenschutzerklärung als Dokument hoch
    • Als Text: fügen Sie den Text direkt ein
    • Als Link: verweisen Sie auf die Datenschutzseite Ihrer Website

    Bewerber sehen die hinterlegte Erklärung im Bewerbungsprozess, bevor sie ihre Angaben absenden.

    Datensicherheit

    Mieterlink garantiert höchste Sicherheitsstandards:

    • SSL-Verschlüsselung aller Datenübertragungen
    • Hosting auf deutschen Servern
    • Regelmäßige Sicherheitsupdates
    • Zertifizierte Rechenzentren
    • Backup-Systeme zum Schutz Ihrer Daten

    Weitergabe an Eigentümer

    Geben Sie Bewerbungen an Eigentümer weiter, bleiben Sie für die Daten verantwortlich. Geben Sie deshalb gestuft frei: zunächst nur, was für die Vorauswahl nötig ist, und die vollständigen Unterlagen erst für die Bewerber der engeren Wahl.

    Damit Ihre Eigentümer wissen, worauf sie achten müssen, gibt es für sie einen eigenen Bereich im Hilfe-Center – einschließlich eines Artikels zu ihren Pflichten. Verweisen Sie im Zweifel darauf, statt es selbst zu erklären: Mieterlink für Eigentümer.

    Zwei Systeme, zwei Löschungen

    Das ist der Punkt, den onOffice-Makler am häufigsten übersehen: Mieterlink überträgt Grunddaten, Dateien und Aktivitäten nach onOffice. Was dort einmal angekommen ist, liegt in onOffice – und wird von Mieterlinks automatischer Löschung nicht mehr erfasst.

    Denken Sie Ihre Löschfristen deshalb in beiden Systemen mit. Mieterlink löscht Bewerberdaten spätestens nach sechs Monaten automatisch. Die Selbstauskunft als PDF unter „Dateien“, die übertragenen Grunddaten und die Einträge im Aktivitätenprotokoll unterliegen dagegen Ihren Aufbewahrungs- und Löschregeln in onOffice.

    Ihre eigene Datenschutzerklärung hinterlegen Sie in Mieterlink unter Einstellungen → Datenschutz – auch als onOffice-Organisation. Bewerber sehen sie im Bewerbungsprozess, bevor sie ihre Angaben absenden.