Dokumente anfordern und prüfen

    Wann Sie Dokumente anfordern

    Nachweise können Sie zu zwei Zeitpunkten anfordern: gemeinsam mit der Einladung zur Selbstauskunft oder später, wenn die Bewerbung bereits eingegangen ist. Datenschutzrechtlich empfiehlt sich der zweite Weg – fordern Sie umfangreiche Nachweise erst an, wenn ein konkretes Mietinteresse besteht.

    • Beim Einladen: im zweiten Schritt des Einladungsdialogs wählen Sie die gewünschten Nachweise aus
    • Später: öffnen Sie die Bewerbung, wechseln Sie auf den Reiter "Dokumente" und klicken Sie auf "Dokumente anfordern"
    • Von mehreren Bewerbern gleichzeitig: markieren Sie mehrere Bewerber in der Liste und fordern Sie dieselben Nachweise in einem Vorgang an

    Welche Nachweise zur Auswahl stehen

    Der Anforderungsdialog bietet drei Gruppen an: die Upload-Felder Ihres Formulars, die vorbereiteten Standarddokumente, die Ihr Formular nicht schon selbst abfragt, sowie frei benannte Dokumente.

    • Einkommensnachweis
    • Bonitätsauskunft
    • Mietzahlungsnachweis (z. B. Mietschuldenfreiheitsbescheinigung)
    • Wohnberechtigungsschein (WBS)
    • Betreibungsregisterauszug
    • Eigenkapitalnachweis
    • Personalausweis oder Reisepass – nur für Makler mit Identifizierungspflicht nach dem Geldwäschegesetz (§§ 10, 11 GwG) beim Immobilienverkauf. In der Wohnungsvermietung ist eine Ausweiskopie nach § 20 Abs. 2 PAuswG und Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO unzulässig; dort prüfen Sie die Identität bei Vertragsabschluss durch Einsicht in das Original.
    • Frei benannte Dokumente – etwa eine Gewerbeanmeldung oder Bürgschaftserklärung

    Fordert Ihr Formular ein Dokument bereits selbst ab, wird es nicht doppelt angeboten – der Bewerber lädt es dann direkt an der passenden Stelle im Formular hoch.

    Eingereichte Dokumente prüfen

    Jedes Dokument durchläuft vier Zustände: Angefordert → Eingereicht → Angenommen oder Abgelehnt.

    • Vorschau: PDFs und Bilder öffnen Sie über das Augen-Symbol direkt im Browser, ohne Download
    • Annehmen: das Dokument gilt als erledigt und zählt zum Fortschritt
    • Ablehnen: nur mit Begründung möglich. Der Bewerber sieht den Grund direkt am Feld und lädt neu hoch. Die abgelehnte Datei bleibt als Nachweis erhalten

    Fortschritt im Blick behalten

    In der Bewerberliste sehen Sie je Bewerber, wie viele der angeforderten Dokumente eingereicht sind – etwa "3 von 5". Gezählt wird über alle Formulare eines Bewerbers hinweg.

    Gut zu wissen

    Freiwillig beigelegte Unterlagen zählen nicht in diesen Fortschritt hinein – der Nenner bleibt die Zahl der von Ihnen angeforderten Dokumente. Bewerber werden außerdem automatisch an fehlende Nachweise erinnert, Sie müssen nicht selbst nachhaken.

    Mehrere Personen in einer Bewerbung

    Bewerben sich mehrere Mietparteien gemeinsam, ordnet der Bewerber jedes Dokument einer Person oder dem gesamten Haushalt zu. In der Bewerbung sehen Sie diese Zuordnung als Kennzeichnung an jedem Dokument – so erkennen Sie sofort, wessen Einkommensnachweis noch fehlt.

    Was in onOffice davon ankommt

    Der Ablauf ist derselbe wie in der Web-Anwendung – nur landen die Ergebnisse zusätzlich in onOffice.

    • Beim Einladen: Welche Nachweise mit der onOffice-Vorlage „Mieterlink – Selbstauskunft anfordern“ standardmäßig mit angefordert werden, legen Sie über die PreMakros fest – beschrieben im Artikel Selbstauskunft per E-Mail-Vorlage anfordern. Über den Mieterlink-Dialog wählen Sie sie wie gewohnt im zweiten Schritt aus.
    • Später: Nachforderungen stellen Sie in Mieterlink selbst – Bewerbung öffnen, Reiter „Dokumente“, „Dokumente anfordern“.
    • Ablage: Eingereichte Dateien und die fertige Selbstauskunft als PDF legt Mieterlink automatisch unter dem Reiter „Dateien“ am onOffice-Datensatz ab. Sie müssen nichts herunterladen und wieder hochladen.
    • Protokoll: Jede Anforderung und jeder Eingang wird in den onOffice-Aktivitäten dokumentiert.