E-Mail-Texte und Zustellung in onOffice
Mieterlink schreibt – Sie bestimmen den Wortlaut
Einladungen, Erinnerungen, Zu- und Absagen verschickt Mieterlink automatisch. Die Texte dafür sind fertig hinterlegt, und Sie können sie durch eigene ersetzen: unter Einstellungen → E-Mail-Vorlagen schalten Sie „Eigene Vorlagen aktivieren“ ein.
Solange der Schalter aus ist, verwendet Mieterlink seine Standardtexte. Sie müssen also nichts einrichten, damit E-Mails verschickt werden – die Anpassung ist optional.
Eine Signatur für alle E-Mails
Ganz oben hinterlegen Sie Ihre Signatur – einmal für alle Vorlagen. Eingefügt wird sie über den Platzhalter {{email_signature}}, der in den Texten an der passenden Stelle steht.
Texte bearbeiten
Jede Vorlage lässt sich einzeln aufklappen. Sie bearbeiten Betreff und Inhalt, sehen eine Vorschau und können jederzeit auf den Auslieferungsstand zurücksetzen.
Überschrift, Unterüberschrift, fett und kursiv – dazu ein Knopf, der im Text als Schaltfläche erscheint.
Werden an der Cursorposition eingefügt und beim Versand ersetzt – etwa Adresse der Immobilie oder Bewerbungsschluss.
Eine Leerzeile trennt Absätze. Mehr Auszeichnung braucht es nicht.
Den Link-Platzhalter nie entfernen. Ohne ihn bekommt der Bewerber eine E-Mail ohne Weg zur Bewerbung. Welche Platzhalter zur jeweiligen Vorlage gehören, zeigt Ihnen der Editor.
Aus der eigenen Domain versenden
Standardmäßig verschickt Mieterlink über die eigene Adresse. Unter Einstellungen → SMTP hinterlegen Sie stattdessen Ihren Postausgangsserver – dann kommen die Nachrichten aus Ihrer Domain.
Für Gmail, Microsoft 365, Outlook.com, IONOS und GMX sind Server, Port und Verschlüsselung hinterlegt und füllen sich automatisch aus. Nach dem Speichern bestätigen Sie die Absenderadresse mit einem sechsstelligen Code, den Mieterlink dorthin schickt.
Bei Gmail und Microsoft 365 brauchen Sie in aller Regel ein App-Passwort statt Ihres normalen Passworts – der häufigste Grund, warum die Einrichtung im ersten Anlauf scheitert.
Bis zur Bestätigung läuft der Versand weiter über Mieterlink. Eine steckengebliebene Einrichtung kostet Sie also keine einzige E-Mail.
Nicht zu verwechseln
Die E-Mail, mit der Sie in onOffice die Selbstauskunft anfordern, ist etwas anderes: Das ist die onOffice-Vorlage „Mieterlink – Selbstauskunft anfordern“ unter den Marketplace-Vorlagen. Welche Nachweise dabei automatisch mitangefordert werden, richten Sie über die PreMakros ein – beschrieben im Artikel Selbstauskunft per E-Mail-Vorlage anfordern.