E-Mail-Vorlagen und Zustellung
Elf Vorlagen, jede mit eigenem Auslöser
Mieterlink verschickt E-Mails an Ihre Bewerber – jede davon können Sie unter Einstellungen → E-Mail-Vorlagen in Ihrem Ton umschreiben. Welche wann rausgeht:
Wenn Sie einen Mietinteressenten einladen
Automatisch, sobald eine Bewerbung eingeht
Wenn Sie zusätzliche Nachweise anfordern
Wenn Sie ein Dokument zurückweisen und Korrektur brauchen
Wenn Sie eine Anforderung wieder zurücknehmen
Wenn Sie einem Bewerber zusagen
Wenn Sie einem Bewerber absagen
Die vier Erinnerungen
Vier weitere Vorlagen sind Erinnerungen. Sie sind der Grund, warum Sie selbst niemandem hinterhertelefonieren müssen:
- Erinnerung an Einladung – der Interessent hat noch gar nicht begonnen
- Erinnerung an angefangene Bewerbung – ein Entwurf liegt da, aber wurde nie abgeschickt
- Erinnerung an fehlende Dokumente – die Bewerbung steht, Nachweise fehlen
- Erinnerung an Bewerbung – der allgemeine Nachfasser
Platzhalter
In den Vorlagen setzen Sie Platzhalter ein, die beim Versand ersetzt werden – etwa die Adresse der Immobilie, der Bewerbungsschluss oder die Anrede. Ein besonderer Platzhalter erzeugt den Knopf, über den der Bewerber weiterkommt; die Beschriftung bestimmen Sie dabei selbst.
Den Link-Platzhalter nie entfernen. Ohne ihn erhält der Bewerber eine E-Mail ohne Weg zur Bewerbung. Der Editor zeigt Ihnen zu jeder Vorlage, welche Platzhalter zur Verfügung stehen.
Aus der eigenen Domain versenden
Standardmäßig verschickt Mieterlink die E-Mails. Sie können stattdessen Ihren eigenen Postausgangsserver hinterlegen – dann kommen die Nachrichten von Ihrer Adresse, mit Ihrer Domain im Absender.
Anbieter auswählen statt Werte suchen
Für die gängigen Anbieter hinterlegt Mieterlink die technischen Werte bereits. Wählen Sie Gmail, Microsoft 365, Outlook.com, IONOS oder GMX, füllen sich Server, Port und Verschlüsselung automatisch – Sie ergänzen nur noch Ihre Zugangsdaten. Zu jedem Anbieter ist die offizielle Anleitung verlinkt.
Nutzen Sie einen anderen Anbieter, wählen Sie Sonstige und tragen die Werte selbst ein. Sie finden sie beim Anbieter meist unter „SMTP“, „Postausgang“ oder „E-Mail-Programm einrichten“.
Die drei Abschnitte im Formular
Adresse des Postausgangsservers, Port und Verschlüsselung. Üblich ist Port 587 mit TLS.
Benutzername und Passwort Ihres Postfachs.
Der Name und die Adresse, die Ihre Bewerber im Posteingang sehen.
Bei Gmail und Microsoft 365 funktioniert Ihr normales Passwort in aller Regel nicht. Wo Zwei-Faktor-Anmeldung aktiv ist – und das ist dort der Standard – brauchen Sie ein eigenes App-Passwort, das Sie beim Anbieter erzeugen.
Das ist der mit Abstand häufigste Grund, warum die Einrichtung im ersten Anlauf scheitert. Die verlinkte Anleitung des Anbieters führt genau dorthin.
Bestätigung mit Einmalcode
Nach dem Speichern steht die Verbindung zunächst auf ausstehend. Mieterlink schickt einen sechsstelligen Code an Ihre Absenderadresse; sobald Sie ihn eingeben, schaltet der Status auf aktiv.
Dieser Schritt ist mehr als eine Formalie: Kommt der Code an, ist damit bewiesen, dass Ihre Zugangsdaten stimmen und der Server tatsächlich versendet. Ein Tippfehler im Passwort fällt hier auf – und nicht erst bei der ersten Einladung an einen Interessenten.
Bis zur Bestätigung läuft der Versand weiter über Mieterlink. Eine steckengebliebene Einrichtung kostet Sie also keine einzige E-Mail. Kommt der Code nicht an, sehen Sie zuerst im Spam-Ordner nach und prüfen dann Benutzername und Passwort.
Wieder abschalten
Löschen Sie die Konfiguration, verschickt Mieterlink die E-Mails wieder selbst. Das ist der schnellste Weg zurück, wenn Ihr Anbieter Probleme macht – und ein guter erster Test, wenn Bewerber plötzlich berichten, dass keine Nachrichten mehr ankommen.
Warum sich das lohnt und was es für die Zustellbarkeit bedeutet, beschreibt der Beitrag Bewerber-E-Mails aus der eigenen Domain versenden.