Erstauskunft oder Vollauskunft? Wann Sie welche Daten erheben dürfen

TL;DR / Auf den Punkt gebracht

Bei der Mieterselbstauskunft entscheidet nicht die Frage an sich, sondern der Zeitpunkt im Vermietungsprozess über ihre Zulässigkeit: Bei der Besichtigung (Stufe A) sind nur Name und Kontaktdaten erlaubt, bei konkretem Mietinteresse (Stufe B) dürfen Einkommenshöhe, Personenanzahl und Beruf allgemein abgefragt werden, und Nachweise, Bonitätsauskunft sowie Ausweiseinsicht (Stufe C) sind erst beim tatsächlichen Wunschkandidaten zulässig. Zusätzlich müssen Vermieter Daten abgelehnter Bewerber nach wenigen Monaten nachweisbar löschen – ein Prozess, den digitale Lösungen wie Mieterlink automatisiert und rechtssicher abbildet.

Die rechtliche Grundlage: Mehr als nur "Datenschutz"

Zwei Prinzipien der DSGVO bilden das Fundament jeder Entscheidung, welche Frage Sie wann stellen dürfen:

• Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO): Es darf nur erhoben werden, was für den jeweiligen Verarbeitungszweck tatsächlich erforderlich ist – nicht, was "nice to know" wäre.
• Zweckbindung (Art. 5 Abs. 1 lit. b DSGVO): Der Zweck der Datenerhebung ändert sich im Laufe des Vermietungsprozesses. Und mit ihm die zulässige Datenmenge.

Daraus ergeben sich zwei unterschiedliche Rechtsgrundlagen nach Art. 6 Abs. 1 DSGVO, die Vermieter sauber trennen müssen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse): Greift in der frühen Phase, wenn Sie lediglich eine Besichtigung organisieren wollen. Das berechtigte Interesse rechtfertigt nur ein Minimum an Kontaktdaten – keine Bonitäts- oder Persönlichkeitsdaten.
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung): Greift erst, wenn ein konkretes Mietinteresse besteht bzw. Sie einen Kandidaten ernsthaft prüfen. Erst hier wird die Erhebung weiterreichender Daten zur "Erforderlichkeit" für den beabsichtigten Vertrag.

Die Einwilligungs-Falle

Viele Vermieter lassen sich Zusatzfragen per Unterschrift "absichern" – etwa mit einer Einwilligungsklausel im Selbstauskunftsformular. Nach überwiegender Auffassung der Aufsichtsbehörden sind solche Einwilligungen in der Regel unwirksam.

Der Grund liegt im strukturellen Ungleichgewicht der Situation: Ein Mietinteressent, der die Wohnung will, befindet sich faktisch in einer Zwangslage. Eine "freiwillige" Einwilligung im Sinne von Art. 4 Nr. 11 DSGVO setzt aber echte Wahlfreiheit voraus – ein Gedanke, den auch Erwägungsgrund 43 DSGVO für Situationen mit klarem Machtgefälle betont. Wer unter Bewerbungsdruck ein Formular unterschreibt, tut dies nicht freiwillig – die Einwilligung entfaltet keine tragfähige Rechtswirkung.

Praktische Konsequenz: Sie können sich nicht per Unterschrift das Recht erkaufen, unzulässige Fragen zu stellen. Die Erforderlichkeit muss aus der Sache selbst folgen, nicht aus der Zustimmung des Betroffenen.

Das 3-Stufen-Modell in der Praxis

Kern der praktischen Umsetzung ist die Unterscheidung nach dem Zeitpunkt im Vermietungsprozess. Jede Stufe hat einen eigenen Zweck, eine eigene Rechtsgrundlage und eine eigene zulässige Datenmenge.

Stufe A: Die Besichtigung ("Erstauskunft")

Zweck: Organisation des Besichtigungstermins, Identifizierung der anwesenden Personen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).

Zulässig	Unzulässig
Vor- und Nachname	Einkommen
Telefonnummer oder E-Mail	Arbeitgeber
—	Familienstand, Haustiere, Bonität

Praxistipp: Nutzen Sie für die Besichtigung eine schlanke digitale Anmeldeliste, die auf die Datenschutzerklärung verweist. Alles, was über Name und Kontaktdaten hinausgeht, gehört an dieser Stelle noch nicht ins Formular – auch wenn der Zeitdruck bei zwanzig Interessenten pro Termin verlockend ist, hier "gleich alles" abzufragen. Genau dieser Reflex ist der häufigste Auslöser für DSGVO-Verstöße im Vermietungsprozess.

Stufe B: Konkretes Mietinteresse ("erweiterte Auskunft")

Zweck: Vorqualifizierung der engeren Auswahl an Bewerbern, um eine handhabbare Kandidatenliste zu bilden. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung).

Sobald ein Interessent erklärt, die Wohnung tatsächlich anmieten zu wollen, dürfen Sie deutlich mehr abfragen – aber immer noch ohne Nachweise:

Zulässig:

• Anzahl einziehender Personen (Erwachsene/Kinder)
• Aktuelle Anschrift
• Höhe des Nettohaushaltseinkommens (die Frage nach der Summe, nicht der Nachweis)
• Beruf, allgemein formuliert (z. B. "angestellt", "selbstständig") – nicht der konkrete Arbeitgeber
• Ob Haustiere gehalten werden
• Ob eine Privatinsolvenz vorliegt oder ein laufendes Insolvenzverfahren besteht

Unzulässig bleiben:

• Name des Arbeitgebers
• Einkommensnachweise (Gehaltsabrechnungen, Kontoauszüge)
• Ethnische Herkunft, Religion, sexuelle Orientierung
• Gesundheitsdaten, Schwangerschaft
• Parteizugehörigkeit, Gewerkschaftsmitgliedschaft

Dies ist die Phase, in der die meisten Vermieter unbewusst über die Linie treten – nicht durch böse Absicht, sondern weil sie glauben, "je mehr Information, desto besser die Entscheidung". Rechtlich zählt aber nur die Erforderlichkeit für die Vorauswahl, nicht die maximale Informationsdichte.

Genau an dieser Stelle zahlt sich eine strukturierte digitale Bewerberverwaltung aus: Ein Prozess, der Stufe A und Stufe B systematisch trennt und automatisch nur die zu diesem Zeitpunkt zulässigen Felder abfragt, verhindert, dass versehentlich zu früh zu viel erhoben wird – und dokumentiert gleichzeitig lückenlos, wann welche Daten zu welchem Zweck erfasst wurden. Genau für diesen Zweck ist die digitale Vorqualifizierung von Mieterlink konzipiert: Eine kurze Erstauskunft deckt Stufe A ab, die vollständige Selbstauskunft folgt erst bei ernsthaftem Interesse. Damit bildet das Formular das 3-Stufen-Modell technisch ab, statt es dem manuellen Ermessen jedes einzelnen Vermieters zu überlassen.

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Stufe C: Vertragsanbahnung mit dem Wunschkandidaten ("Vollauskunft")

Zweck: Finale Prüfung des Erstplatzierten vor Vertragsunterzeichnung. Rechtsgrundlage: weiterhin Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – jetzt aber mit voller Reichweite, weil die Erforderlichkeit für den konkret bevorstehenden Vertrag gegeben ist.

Erst jetzt zulässig:

• Einkommensnachweise der letzten drei Monate
• Einsicht in den Personalausweis zur Identitätsprüfung (Einsicht, keine Kopie – ein Kopieren ist nach § 20 Abs. 2 Personalausweisgesetz nur zulässig, wenn eine gesetzliche Pflicht wie das GwG dies für den jeweiligen Verpflichteten ausdrücklich vorsieht)
• Bonitätsauskunft (klassischerweise eine Score-Auskunft wie die der SCHUFA)
• ggf. Mietschuldenfreiheitsbescheinigung des Vormieters (freiwillige Angabe des Bewerbers)

Wichtig: Diese Vollauskunft darf ausschließlich beim tatsächlichen Wunschkandidaten – im Zweifel auch bei zwei bis drei Finalisten parallel – eingeholt werden, nicht bei der gesamten Bewerberliste aus Stufe B. Wer allen zwanzig Bewerbern gleichzeitig Einkommensnachweise abverlangt, verstößt gegen das Erforderlichkeitsprinzip, selbst wenn die Frage inhaltlich zulässig wäre.

Für die Bonitätsprüfung in dieser Phase empfiehlt sich ein Verfahren, das dem Bewerber die Kontrolle über seine eigenen Daten belässt und gleichzeitig verifizierte Ergebnisse liefert. Der BonitätsPass von Mieterlink (bonitaetsauskunft, powered by itsmydata) ermöglicht genau das: Der Mietinteressent stellt seine Bonitätsauskunft selbst bereit und digital signiert zur Verfügung, statt dass der Vermieter unstrukturiert Kontoauszüge oder Nachweise per E-Mail einsammelt, die dann datenschutzkonform verwaltet und wieder gelöscht werden müssen.

Nach der Entscheidung: Die Pflicht zum Löschen

Der am meisten unterschätzte Teil des Prozesses beginnt erst, wenn die Entscheidung gefallen ist. Alle Daten der nicht berücksichtigten Bewerber – aus Stufe A, B und gegebenenfalls C – sind unverzüglich zu löschen.

Der Fall Deutsche Wohnen SE zeigt, wohin Nachlässigkeit an dieser Stelle führt: Das Bußgeld wurde nicht primär wegen unzulässiger Datenerhebung verhängt, sondern weil personenbezogene Daten von Bewerbern und ehemaligen Mietern über Jahre ohne erkennbaren Zweck weitergespeichert wurden. Ein Verstoß gegen den Grundsatz der Speicherbegrenzung (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO) – und damit ein Paradebeispiel dafür, dass Löschpflichten kein bürokratisches Beiwerk sind, sondern ein eigenständiges Haftungsrisiko.

Praktische Richtwerte für die Aufbewahrung:

• Eine kurze Aufbewahrungsfrist von in der Praxis meist drei bis sechs Monaten nach Absage kann gerechtfertigt sein, um sich gegen mögliche Ansprüche aus dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) verteidigen zu können – etwa wenn ein abgelehnter Bewerber eine Diskriminierung bei der Vermieterentscheidung geltend macht. Zu beachten ist dabei, dass Ansprüche nach § 21 Abs. 5 i. V. m. § 15 Abs. 4 AGG grundsätzlich innerhalb von zwei Monaten ab Kenntnis schriftlich geltend gemacht werden müssen – die genannte Aufbewahrungsspanne bietet hierfür einen angemessenen Sicherheitspuffer.
• Nach Ablauf dieser Frist müssen die Daten endgültig und nachweisbar gelöscht werden.
• Für den gewählten Mieter gelten die üblichen Aufbewahrungsfristen des Mietverhältnisses – hier greift eine andere Zweckbindung.

Handlungsempfehlung: Erstellen Sie ein dokumentiertes Löschkonzept, das für jede Datenkategorie (Stufe A, B, C) festlegt, wann und wie gelöscht wird, und wer dafür verantwortlich ist. Ein Prozess "irgendwann räumen wir die alten Bewerbungsmappen auf" hält einer Prüfung durch die Aufsichtsbehörde nicht stand – ein dokumentiertes, automatisiert umgesetztes Löschkonzept schon. Digitale Bewerberverwaltungssysteme wie das von Mieterlink haben Löschfristen als festen Bestandteil des Workflows hinterlegt, statt sie dem manuellen Erinnerungsvermögen der Hausverwaltung zu überlassen.

Compliance-Kontext 2026: Mietrechtsreform und GwG

Zwei aktuelle Entwicklungen unterstreichen den gesetzgeberischen Trend zu mehr Transparenz und schärferer Kontrolle:

• Mietrechtliche Reformdiskussionen greifen unter anderem die Forderung nach mehr Transparenz beim Möblierungszuschlag auf – ein Thema, das seit Jahren immer wieder Gegenstand politischer Initiativen ist. Unabhängig vom konkreten Ausgang einzelner Gesetzgebungsverfahren zeigt bereits die Diskussion die politische Grundrichtung: mehr Offenlegungspflichten für Vermieter, mehr Schutz für Mietinteressenten – ein Klima, in dem laxe Datenpraktiken zunehmend Aufmerksamkeit auf sich ziehen.
• Die Pflichten des Geldwäschegesetzes (GwG) treffen Immobilienmakler als Verpflichtete nach § 2 Abs. 1 Nr. 14 GwG unverändert und mit hoher Kontrolldichte: Wer gewerblich vermittelt, muss Identitätsprüfungen durchführen und dokumentieren. Das verstärkt die Notwendigkeit sauber getrennter Prozesse für Selbstauskunft (DSGVO) und Identitätsprüfung (GwG). Beide Pflichten dürfen nicht vermischt werden: Die GwG-Identitätsprüfung rechtfertigt keine pauschale Vorverlegung der Vollauskunft auf Stufe A oder B.

Für Makler und Hausverwaltungen mit hohem Bewerberaufkommen ist das 3-Stufen-Modell nicht nur eine rechtliche Pflicht, sondern ein handfester Effizienzvorteil: Wer strukturiert vorqualifiziert, statt bei jedem der zwanzig Interessenten manuell zu entscheiden, welche Frage gerade zulässig ist, spart Zeit und reduziert Haftungsrisiken gleichzeitig. Eine Integration wie der onOffice-Marketplace-Anschluss von Mieterlink erlaubt es, diesen Prozess direkt in bestehende Maklersoftware einzubetten, statt Papierformulare und E-Mail-Verkehr parallel zum CRM zu pflegen: Mieterlink im onOffice Marketplace entdecken →

Fazit und Checkliste

Der entscheidende Gedanke dieses Artikels lässt sich in einem Satz zusammenfassen: Nicht die Frage an sich ist entscheidend, sondern der Zeitpunkt, zu dem Sie sie stellen. Was in Stufe C völlig legitim ist, kann in Stufe A ein DSGVO-Verstoß sein – und umgekehrt verschenken Sie in Stufe B unnötig Zeit, wenn Sie zu zögerlich vorqualifizieren.

Ihre Checkliste für 2026:

• Ist Ihr Vermietungsprozess sauber in die drei Stufen A (Besichtigung), B (Vorqualifizierung) und C (Vollprüfung) unterteilt?
• Existieren für jede Stufe separate Formulare bzw. Abfragen mit jeweils passender Datenmenge?
• Wurden unwirksame Einwilligungsklauseln aus allen bestehenden Dokumenten entfernt?
• Werden Einkommensnachweise und Bonitätsauskünfte erst vom finalen Kandidaten angefordert – nicht von der gesamten Bewerberliste?
• Ist ein dokumentiertes Löschkonzept für abgelehnte Bewerber etabliert und wird es tatsächlich umgesetzt?

Wer diese fünf Punkte im eigenen Prozess sauber abbildet, ist rechtlich auf der sicheren Seite – und verschafft sich zugleich einen Wettbewerbsvorteil: Mietinteressenten honorieren zunehmend, wenn Vermieter transparent und sparsam mit ihren Daten umgehen, statt bei der ersten Besichtigung gleich die komplette Selbstauskunft samt Gehaltsnachweis zu verlangen.

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Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung im Einzelfall dar. Für konkrete mietrechtliche oder datenschutzrechtliche Fragen wenden Sie sich bitte an eine zugelassene Rechtsanwältin oder einen zugelassenen Rechtsanwalt oder an die für Sie zuständige Landesdatenschutzbehörde.